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·湖南新星会计师事务所信息化建设情况介绍  ·
 加入时间:2013-2-27    阅读次数:


    在全球信息化浪潮下,会计师事务所运用信息化手段提高管理水平和业务能力可以规范事务所的多层次全方位管理,改变事务所的运营模式,在事务所与客户之间,实现无障碍沟通,缩短交流的时间、丰富交流方式,达到提高客户忠诚度和保有率,实现客户价值持续贡献的目的。

    在行业积极开展信息化建设的大背景下,我公司根据自身管理发展需要,充分利用现代信息技术,全面、有序、分阶段的推进事务所信息化建设,做了一些工作,取得了一些成效,现将有关情况汇报如下:

一、湖南新星会计师事务所信息化建设的背景和初衷

1、加强行业信息化建设,已经成为行业又好又快发展的战略举措

2009年10月,国务院办公厅转发了财政部《关于加快发展我国注册会计师行业若干意见的通知》(国办发[2009]56号)。通知明确要求,要加快注册会计师行业的发展,全面提高会计师事务所内部管理信息化水平,基本实现大中型会计师事务所利用信息化手段实施财务报告审计、内部控制审计和提供其他相关服务。

   2011年9月4日,中国注册会计师协会发布了《中国注册会计师行业发展规划(2011-2015 年)》。规划提出中国注册会计师协会全面启动行业信息化建设战略,区分大中小型事务所,有针对性开发客户关系与项目管理系统、财务管理系统、人力资源管理系统、风险管理系统、知识管理系统、文档管理系统;建设事务所信息服务系统,推广应用审计软件等业务支持系统,建立起支持事务所和会员发展的平台。

    2011年12月9日,中国注册会计师协会发布了《中国注册会计师行业信息化建设总体方案》。在充分吸收行业意见和广泛凝聚行业智慧的基础上,方案提出了行业信息化“制定规划、建设系统、整合应用”的“三步走”战略,用5年时间循序渐进地完成行业信息化建设“四大主体、四大架构”任务,全面建成“行业管理与服务、事务所管理与业务、服务经济社会”三大平台。方案是中注协贯彻落实党的十七届六中全会精神和深入推进行业诚信文化建设的重要载体,是行业创先争优“制度建设年”活动的重要成果,是指导行业全面开展信息化战略的纲要文件。方案的发布,标志着行业信息化战略全面启动。

2、进行信息化建设是适应公司逐步发展、提高自身竞争力的必然选择

    湖南新星会计师事务所有限公司于1995年7月由湖南省民政厅社团处创办设立,1999年6月,新星所率先脱钩改制,成为湖南省第一家有限责任会计师事务所。成立之初,公司仅具备注册会计师执业资质、资产评估资格和工程造价咨询资质,执业员工约10人,年业务收入约70万元。随着公司业务发展和行业主管部门资格管理的需要,公司陆续分立为湖南新星会计师事务所有限公司、湖南新星资产评估有限公司、湖南新星房地产估价有限公司、湖南新星土地估价有限公司、湖南新星工程造价咨询有限公司、湖南新星管理咨询有限公司、湖南新星税务师事务所有限公司、湖南省新星司法鉴定中心、湖南新星土地估价有限公司株洲分公司、湖南新星工程造价咨询有限公司株洲分公司等8个独立法人机构和二个分支机构。

    公司多、业务种类杂且相互之间又存在客户共享服务,如何调动全公司人力资源,更好的满足客户全方位服务要求,实现客户价值的持续贡献?执业人员增加,执业资质多、业务又分散,而公司管理人员又经常出差,如何使工作安排更有效率?如何规避高风险业务以及保护客户商业秘密…….显然,随着企业经营模式的发展,业务流程及协同关系已经变得复杂,管理中容易产生空白地带,这就需要在制度层面上采取措施,促进部门结构的流程化,传统的手工管理模式已难以满足发展的需要,按照财政部,中注协的要求进行信息化建设是适应公司逐步发展、提高自身竞争力的必然选择。

二、知识共享,促进信息畅通流动,打造学习型企业

    2010年以前,我公司经历信息化建设的初级阶段,包括完善了电脑购置、做到执业人员人均至少一台电脑,建设了计算机局域网络、网站建设,另一方面是根据各部门的需求在单机上或局域网上使用一系列应用软件:如鼎信诺审计软件、资产评估报表系统、代理记账用的财务软件等,定期对软件的使用进行培训,这些软件的使用,大大提升了审计人员工作效率,节省了手编工作底稿的审计成本,提高了人员对于数据化信息建设的积极性,为下一步建立信息化建设打下了基础。

    2010年开始,我公司进入信息化建设的提升阶段。公司聘请全国前十强专业软件开发公司——北京九思协同科技有限公司,根据公司的管理模式及业务特点开发了协同办公软件,全面展开试运行,实现了业务管理的无纸化办公,大大加快了工作效率,使公司信息化建设走上了一个新的台阶。

    随后,公司成立了数据信息中心,聘请了专门的信息技术人员,对协同平台进行二次开发、对公司信息系统尤其是硬件设施进行维护。如从电信公司直接接入光缆、配备监控设备实行全程监控、购置专用数据服务器,设置固定机房,24小时不间断支持对数据的存储和实时访问。

    2011年1月,OA系统正式上线运行。随即对公司客户关系管理、项目管理、人员管理、知识共享、工作流程等方面信息进行全面梳理,与信息中心相关调研结果进行沟通,分析其有效性和通用性,确保各个框架的适用性和实用性。

    继2012年8月,公司硬件设施逐步成熟以来,我们着力于知识、信息的填充与流动,鼓励企业知识共享,打造学习型企业。在软件上做了如下工作:

1.鼓励信息共享,建立学习型企业

    知识管理的成功首先取决于鼓励信息共享的企业文化,而知识管理只有与业务流程紧密相连,才能获得成功。在协同系统正式上线运行之后,我们着力于知识、信息的填充与流动,鼓励企业信息共享,强调全员学习、全程学习和团队学习,重视公司全员在系统研究项目和成果、营销、技术支持过程中学习。为此,公司成立“新星研究中心”,聘请专人对公司外部新闻、内部动态、通知公告、知识共享、业务成果等公共信息与知识定时进行搜集、梳理与发布,将知识创造与发布同企业的业务流程相结合,打造学习型企业。实现新闻点击率(6023)次,公告点击率(3243)次,知识点击率(12320)次,讨论发帖(115)篇,跟帖(324)篇。

2.增设了考核类流程

    因公司规模不断扩大,集团的后勤综合服务越来越不能满足分公司个性化需求。公司决定将集团综合部中集中管理没有优势的部分事务分拆到分公司进行管理,在分公司配备综合部接管分拆来的事务。对整个公司后勤管理结构进行调整,突出强调分公司独立综合管理能力。

    为保证各类信息汇总的完整与及时,为此制定和下发了《综合事务执行标准和考核制度》。在OA协同办公系统上制定了三个考核流程:《报告综合管理考核流程》、《分公司综合小组人员管理考核流程》、《全体人员综合管理考核流程》。

3.设立对外网站,推广公司形象,促进客户多渠道了解企业,形成与客户间多元化交流途径

    公司在万维网注册了网址http://www.hopestarcpa.com/(湖南新星咨询)。将公司概况与业务种类细化分为如下板块,向浏览者生动详细地展示公司形象、说明服务项目、提供研究成果下载等,实现网站点击率超过两万次,很好的宣传了公司形象,加强了公司与客户信息化交流,提供了展现公司进步、企业文化、集团氛围的良好平台。



4.发布企业电子内刊,是公司成长为一个研究型的知识服务企业的见证

    2013年1月,《新星期刊》终于面试。距离2008年,公司董事会提出要“以研究提升业务,以研究带动业务”的理念,公司又迈出了一大步。《新星期刊》作为信息化管理时代的又一重要产物,在协同与外网共实现下载量(288)次。《新星期刊》预设了如下板块:

   “新星动态”,即公司新闻或公司内部发生的重大事件的报道;“新星资讯/新星速递/新星快讯”,即行业要闻、法规快讯(评估、审计、工程等最新法律法规)、专家观点等相关报道;“新星观察/新星研究/新星观点/新星解读”,即公司近期研究专题、研究成果、最新政策解读等;“新星故事/新星趣闻/新星大家庭”,即员工身边小故事、工作心得、客户反馈、团队活动等报道。


5.协同系统需求调查部分完成

    自2012年3月协同系统全面运行以来,根据使用情况各部门对系统提出了新的要求和改进意见,数据信息中心共收到70多份需求调查表。同时,数据信息中心召集各部门重新描述需求,以期在现有的基础上进行二次开发。

三、下一步信息化建设工作计划

    诚然,信息化建设的基础设施建设已基本完成,但实践中也存在不完善之处,如何利用现有信息系统更好地提高工作效率,更好为客户服务,仍是我们关注的重点之一。下一步我们将计划开展以下工作:

(1)程序升级步骤及计划

    第一步:数据信息中心根据协同系统的需求调查情况制作《需求计划书》,将其提交北京九思软件开发公司,以期得到能否完全通过现有系统实现,以及实现的程度的确认。

    第二步:原系统升级。

    第三步:实现需求,进行系统的第二次开发。

(2)外部网站升级

    经过一段时间的运行,公司的外部网站已基本成形,网站基调、各模块功能已逐渐清晰,受到员工与客户的认可。下一步工作着重放在内容充实与版面美化上,即在内容上提供更直观、更具有时效性的公司动态和行业新闻等,在版面上更协调美观,加深浏览者的视觉印象,从而推广公司形象。

(3)OA系统优化与普及

   目前我公司OA系统的普及度还远远达不到预期,这与其布局是否合理和功能是否具有实用性都有一定关系。下一步我们将在这两个方面做出改进,如知识管理板块的保密性、业务流程中的附件自动转存等。

(4)电话回访、短信群发

   公司不定期派专人电话回访客户,调查统计客户的满意度;并通过电信运营商在网络上开通了短信群发功能,定期为客户传达公司信息和传送节日祝福。

四、信息化建设困境和需要获得的支持

    目前,公司信息化建设工作已开展三年,取得了初步的成果。但是,如需推动下一步工作,仍面临着资金缺乏的困境。经过公司信息中心统计,三年来,我公司信息化建设资金投入已经超过200万,预计接下来两阶段工作资金投入仍需300万,共需投入超过500万。在下一步信息化建设过程中,我们将按照相关部门信息化建设的部署,结合公司自身实际,将我所信息化建设再迈上一个新的台阶,同时,希望得到财政部、中注协资金与政策的支持。



                                                   湖南新星会计师事务所有限公司

                                                                      2013-2-20